LƯU Ý SAU KHI THÀNH LẬP DOANH NGHIỆP

Trong bối cảnh các quy định pháp luật về thuế, lao động và giấy phép hoạt động đang ngày càng thắt chặt, việc thiếu sót trong quy trình hậu thành lập không chỉ dẫn đến rủi ro bị xử phạt hành chính mà còn gây hệ lụy trực tiếp đến uy tín và sự vận hành ổn định của doanh nghiệp. Nhằm hỗ trợ các chủ doanh nghiệp xây dựng nền tảng pháp lý vững chắc ngay từ giai đoạn khởi đầu, bài viết dưới đây sẽ tổng hợp toàn bộ các thủ tục cần thực hiện dành cho đối tượng “doanh nghiệp mới”.

Doanh nghiệp nên lưu ý rằng mọi thủ tục đều cần thiết như nhau, vì vậy có thể linh hoạt bố trí thời gian để triển khai cho hợp lý.

Nhóm 1: Các thủ tục liên quan đến Tài chính - Thuế

1/ Đăng ký chữ ký số

Với hiệu lực tương tự con dấu doanh nghiệp, chữ ký số điện tử hỗ trợ doanh nghiệp trong kê khai thuế, bảo hiểm xã hội, ký kết các văn bản, hay thực hiện các thủ tục trực tuyến,…. Việc sở hữu chữ ký số giúp xóa bỏ khoảng cách địa lý và rào cản hành chính, cho phép doanh nghiệp vận hành không gián đoạn trên môi trường điện tử.

2/ Mở tài khoản ngân hàng: 

Việc thiết lập một tài khoản ngân hàng riêng biệt cho doanh nghiệp là bước đi bắt buộc để tách bạch tài chính cá nhân và tài chính công ty. Căn cứ tại Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định cụ thể về Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt như sau: “Cơ sở kinh doanh phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào (bao gồm cả hàng hóa nhập khẩu) từ 05 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế giá trị gia tăng”. Trong bối cảnh đẩy mạnh thanh toán không dùng tiền mặt và siết chặt quản lý dòng tiền, tài khoản ngân hàng không chỉ là công cụ thanh toán mà còn là "tấm thẻ thông hành" để doanh nghiệp thực hiện các nghĩa vụ thuế điện tử và chứng minh tính minh bạch trong các giao dịch kinh tế lớn.

Hiện nay, không có quy định bắt buộc các Doanh nghiệp phải mở tài khoản Ngân hàng (quy định tại Khoản 1 Điều 1 Thông tư 02/2019/TT-NHNN). Tuy nhiên trên thực tế, sau khi mở tài khoản ngân hàng, doanh nghiệp phải tiến hành thực hiện điền thông tin trên Mẫu 08-MST để bổ sung thêm “Thông tin đăng ký mới” (đính kèm tại Thông tư 105/2020/TT-BTC) và thông báo lên cho Chi cục thuế đang quản lý trực tiếp tại nơi đặt trụ sở.

3/ Đăng ký mua và phát hành hóa đơn điện tử: 

Căn cứ Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Luật Quản lý thuế 2019, từ ngày 01/07/2022 doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.

Chú ý: Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế trong thời hạn quy định.

Căn cứ Điều 30 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định mức xử phạt hành vi vi phạm quy định về chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử:

a) Phạt 2 – 5 triệu đồng: Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế chậm từ 01 đến 05 ngày làm việc.

b) Phạt 5 – 8 triệu đồng:

- Chuyển dữ liệu chậm từ 06 đến 10 ngày làm việc;

- Chuyển bảng tổng hợp dữ liệu không đầy đủ số lượng hóa đơn đã lập.

c) Phạt 10 – 20 triệu đồng:

- Chuyển dữ liệu chậm từ 11 ngày làm việc trở lên;

- Không chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định.

d) Biện pháp khắc phục: Buộc chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế đối với hành vi không chuyển hoặc chuyển thiếu.

4/ Đăng ký thuế ban đầu

Căn cứ khoản 1 Điều 31 Luật Quản lý thuế 2019 quy định: “Người nộp thuế đăng ký thuế cùng với đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hợp tác xã, đăng ký kinh doanh thì hồ sơ đăng ký thuế là hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hợp tác xã, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật”. Nghĩa là thông tin đăng ký thuế ban đầu đã được doanh nghiệp kê khai trực tiếp trên Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp không cần phải nộp hồ sơ đăng ký thuế ban đầu riêng biệt tại cơ quan thuế.

5/ Định danh điện tử cho doanh nghiệp

Căn cứ theo Nghị định 69/2024/NĐ-CP, từ ngày 01/07/2025, mọi giao dịch của doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện qua tài khoản định danh doanh nghiệp điện tử. Có hai cách thức đăng ký định danh điện tử cho doanh nghiệp như sau:

- Cách 1: Đăng ký trực tuyến trên ứng dụng VNeID.

- Cách 2: Đăng ký trực tiếp tại cơ quan Công an.
Mời Quý doanh nghiệp tham khảo hướng dẫn đăng ký định danh cho doanh nghiệp bởi Công an tỉnh Thanh Hoá tại đây: https://conganthanhhoa.gov.vn/de-an-06/huong-dan-dang-ky-cap-tai-khoan-dinh-danh-dien-tu-cho-co-quan-to-chuc.html

Nhóm 2: Các thủ tục liên quan đến Hành chính nội bộ

1/ Treo biển hiệu: 

Căn cứ khoản 4 Điều 37 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định: “Tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Tên doanh nghiệp phải được in hoặc viết trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do doanh nghiệp phát hành”.

Căn cứ khoản 1 Điều 34 Luật Quảng cáo 2012, biển hiệu doanh nghiệp phải có nội dung sau:

“a) Tên cơ quan chủ quản trực tiếp (nếu có);

b) Tên cơ sở sản xuất, kinh doanh theo đúng giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh;

c) Địa chỉ, điện thoại”.

Về việc quản lý, sử dụng và lắp đặt biển hiệu, doanh nghiệp cũng cần chú ý tuân thủ các quy định trong Luật Quảng cáo 2012, Nghị định 181/2013/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết Luật Quảng cáo, Nghị định 38/2021/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực văn hóa và quảng cáo cũng như các văn bản, thông tư liên quan.

Lưu ý: Nội dung biển hiệu không được sử dụng từ ngữ, hình ảnh vi phạm thuần phong mỹ tục, không dùng cờ, quốc huy, hình ảnh lãnh tụ trừ trường hợp được cơ quan có thẩm quyền cho phép. Đồng thời cũng cần chú ý đến kích thước và vị trí đặt biển hiệu cho phù hợp với quy định của pháp luật.

2/ Góp vốn điều lệ: 

Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên: Căn cứ khoản 2 Điều 75 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về việc Góp vốn thành lập công ty như sau: “Chủ sở hữu công ty phải góp vốn cho công ty đủ và đúng loại tài sản đã cam kết khi đăng ký thành lập doanh nghiệp trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, không kể thời gian vận chuyển, nhập khẩu tài sản góp vốn, thực hiện thủ tục hành chính để chuyển quyền sở hữu tài sản. Trong thời hạn này, chủ sở hữu công ty có các quyền và nghĩa vụ tương ứng với phần vốn góp đã cam kết”.

Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên: Căn cứ khoản 2 Điều 47 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về việc Góp vốn thành lập công ty như sau: “Thành viên phải góp vốn cho công ty đủ và đúng loại tài sản đã cam kết khi đăng ký thành lập doanh nghiệp trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Trong thời hạn này, thành viên có các quyền và nghĩa vụ tương ứng với tỷ lệ phần vốn góp đã cam kết. Thành viên công ty chỉ được góp vốn cho công ty bằng loại tài sản khác với tài sản đã cam kết nếu được sự tán thành của trên 50% số thành viên còn lại”. 

Đối với công ty cổ phần: Căn cứ khoản 1 Điều 113 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về việc Góp vốn thành lập công ty như sau: “Các cổ đông phải thanh toán đủ số cổ phần đã đăng ký mua trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, trừ trường hợp Điều lệ công ty hoặc hợp đồng đăng ký mua cổ phần quy định một thời hạn khác ngắn hơn. Trường hợp cổ đông góp vốn bằng tài sản thì thời gian vận chuyển nhập khẩu, thực hiện thủ tục hành chính để chuyển quyền sở hữu tài sản đó không tính vào thời hạn góp vốn này. Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm giám sát, đôn đốc cổ đông thanh toán đủ và đúng hạn các cổ phần đã đăng ký mua”.

Lưu ý: Đối với cả 3 loại hình công ty trên thì thời gian vận chuyển nhập khẩu, thực hiện thủ tục hành chính để chuyển quyền sở hữu tài sản đó không tính vào thời hạn góp vốn này.

Đối với công ty hợp danh: Căn cứ khoản 1, khoản 3 Điều 178 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về việc Thực hiện góp vốn như sau:

“1. Thành viên hợp danh và thành viên góp vốn phải góp đủ và đúng hạn số vốn đã cam kết.

…

3. Trường hợp có thành viên góp vốn không góp đủ và đúng hạn số vốn đã cam kết thì số vốn chưa góp đủ được coi là khoản nợ của thành viên đó đối với công ty; trong trường hợp này, thành viên góp vốn có liên quan có thể bị khai trừ khỏi công ty theo quyết định của Hội đồng thành viên”.

Lưu ý: Thời hạn góp vốn điều lệ của Công ty hợp danh dựa vào cam kết của các thành viên hợp danh và thành viên góp vốn. Không quy định cụ thể thời gian như các loại hình doanh nghiệp khác.

3/ Hoàn thiện bộ máy quản lý và hồ sơ nội bộ

Căn cứ Điều 11 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có trách nhiệm lưu giữ đầy đủ các tài liệu (tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp) như:

“- Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;

- Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ; giấy phép và giấy chứng nhận khác;

- Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;

- Phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu, biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp;

- Bản cáo bạch để chào bán hoặc niêm yết chứng khoán;

- Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán;

- Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm;

- Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi (nếu có)”.

Lưu ý: Doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu trên tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty; thời hạn lưu giữ thực hiện theo quy định của pháp luật.

4/ Lập sổ quản lý lao động và Báo cáo sử dụng lao động:

Căn cứ Điều 12 Bộ luật Lao động 2019 được hướng dẫn bởi Chương II Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định như sau:

“Điều 3. Sổ quản lý lao động

1. Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, người sử dụng lao động phải lập sổ quản lý lao động ở nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
   2. Sổ quản lý lao động được lập bằng bản giấy hoặc bản điện tử nhưng phải bảo đảm các thông tin cơ bản về người lao động, gồm: họ tên; giới tính; ngày tháng năm sinh; quốc tịch; nơi cư trú; số thẻ Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu; trình độ chuyên môn kỹ thuật; bậc trình độ kỹ năng nghề; vị trí việc làm; loại hợp đồng lao động; thời điểm bắt đầu làm việc; tham gia bảo hiểm xã hội; tiền lương; nâng bậc, nâng lương; số ngày nghỉ trong năm; số giờ làm thêm; học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề; kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất; tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do.
   3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm thể hiện, cập nhật các thông tin quy định tại khoản 2 Điều này kể từ ngày người lao động bắt đầu làm việc; quản lý, sử dụng và xuất trình sổ quản lý lao động với cơ quan quản lý về lao động và các cơ quan liên quan khi có yêu cầu theo quy định của pháp luật”

Điều 4. Báo cáo sử dụng lao động

1. Người sử dụng lao động khai trình việc sử dụng lao động theo Nghị định số 122/2020/NĐ-CP ngày 15 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về phối hợp, liên thông thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, khai trình việc sử dụng lao động, cấp mã số đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội, đăng ký sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp”.

Đối với việc Lập sổ quản lý lao động: Doanh nghiệp phải lập sổ quản lý lao động trong vòng 30 ngày kể từ khi bắt đầu hoạt động. Sổ có thể bằng giấy hoặc điện tử, nhưng phải ghi đầy đủ thông tin cơ bản của người lao động. Phải cập nhật thường xuyên và xuất trình khi cơ quan quản lý yêu cầu.

Đối với việc Báo cáo sử dụng lao động: Doanh nghiệp phải khai trình việc sử dụng lao động theo Nghị định 122/2020/NĐ-CP. Báo cáo này liên thông với thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, cấp mã số BHXH và đăng ký sử dụng hóa đơn.

5/ Đăng ký bảo hiểm xã hội:

Căn cứ khoản 1 Điều 28 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024 về Đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội quy định: “Người sử dụng lao động có trách nhiệm kê khai và nộp hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc của người lao động theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 27 của Luật này cho cơ quan bảo hiểm xã hội trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này”.

Nhóm 3: Các thủ tục liên quan đến Hoạt động doanh nghiệp

1/ Xin Giấy phép con: 

Căn cứ Điều 7 Luật Đầu tư 2025, đối với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện được quy định trong Phụ lục IV ban hành kèm theo Luật Đầu tư 2020, doanh nghiệp cần tiến hành thủ tục xin cấp Giấy phép con.

Lưu ý: Tùy vào từng ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp mà thành phần hồ sơ, điều kiện hoạt động, điều kiện cấp và thời hạn giấy phép con cũng sẽ khác nhau.

2/ Bảo hộ Nhãn hiệu: 

Nhãn hiệu là dấu hiệu dùng để phân biệt hàng hoá, dịch vụ của các tổ chức, cá nhân khác nhau. Việc đăng ký nhãn hiệu là việc cần thiết mà doanh nghiệp nên làm để xác lập quyền sở hữu độc quyền hợp pháp, bảo vệ thương hiệu khỏi bị sao chép, giả mạo và tránh các rủi ro tranh chấp trong quá trình hoạt động.

3/ Website thương mại điện tử: 

Căn cứ Điều 27 Nghị định số 52/2013/NĐ-CP quy định Thương nhân, tổ chức, cá nhân khi thiết lập website TMĐT bán hàng phải thông báo trực tuyến với Bộ Công Thương qua Cổng thông tin Quản lý hoạt động thương mại điện tử (online.gov.vn) trước khi chính thức hoạt động.

***

Lời kết:

Thấu hiểu những khó khăn của Quý doanh nghiệp trong việc cập nhật các quy định pháp luật hiện hành, Luật Investco luôn sẵn sàng đồng hành cùng quý vị trong quá trình phát triển vững mạnh của doanh nghiệp.

Mọi thắc mắc cần tư vấn và hỗ trợ, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY LUẬT TNHH MTV INVESTCO